Retningslinjer for bekjempelse av korrupsjon

Formål

Formålet med disse retningslinjene for bekjempelse av korrupsjon er å angi hvilke prinsipper som gjelder i konsernet vårt for å bekjempe korrupsjon i all virksomhet som konsernet kan påvirke. Alle medarbeidere hos Rototilt og konsernets øvrige bedrifter skal følge reglene i disse retningslinjene. Innholdet i disse retningslinjene gjenspeiler hva som gjelder i samsvar med svensk lovgivning. Prinsippene gjelder også i andre land, selv om de må kunne tilpasses forholdet i det aktuelle landet. Reglene i dette dokumentet gjelder naturligvis ikke hvis lovgivningen i det aktuelle landet krever noe annet.

 

Hovedprinsipper

  • Rototilt skal følge alle gjeldende lover i de landene der bedriften har virksomhet.
  • Virksomheten skal preges av høy grad av integritet og etikk.
  • Rototilt aksepterer ikke at det tilbys, bes om eller tas imot bestikkelser av noe slag, uansett form, metode eller formål.
  • Rototilt aksepterer ikke såkalte «facilitation payments» for å fremskynde representanter fra offentlig myndighet og andre tjenestemenns behandling av rutinemessige saker. 

 

Risikostyring

Det skal utarbeides risikoanalyser for å vurdere risikoen for korrupsjon når Rototilt og konsernets bedrifter har virksomhet i enkelte land eller inngår avtaler med enkelte motparter. Alle forretningspartnere skal vurderes i samsvar med «due dilligence». Omfanget av denne vurderingen skal være rimelig med hensyn til de risikoene som blir avdekket gjennom en grundig analyse av informasjonen og resultatene fra risikoanalysen som er gjennomført.

 

Fordeler og gaver

Hos Rototilt er det strengt forbudt å gi og ta imot fordeler som kan tolkes som en bestikkelse. Medarbeiderne våre skal følge dette forbudet i all kontakt med kunder, leverandører og liknende forretningskontakter. Men begrenset gjestfrihet av rimelig omfang i forbindelse med arbeidet blir generelt akseptert som et ledd i prosessen for å bygge forretningsforbindelser. Følgende gjelder ved fordeler og gaver:

  • Det skal ikke tas imot eller gis fordeler når formålet er, eller mistenkes å være å påvirke mottakerens atferd eller beslutning.
  • Formål som gis eller tas imot, skal være beskjedne og preges av åpenhet, og de skal utgjøre et naturlig og nyttig ledd i arbeidet.
  • Det skal aldri gis eller tas imot fordeler hvis det er knyttet til vilkår om en bestemt handling fra mottakeren.
  • Forretningskontakter med personer som medarbeideren har et personlig vennskapsforhold til, skal unngås eller vurderes grundig.
  • Det må aldri gis gaver til personer med myndighet innen offentlig sektor. Ved gaver til andre medarbeidere innen offentlig sektor skal man være ekstra påpasselig.

 

Måltider og underholdning

Formålet med måltider og arrangementer skal være å skape og vedlikeholde gode forretningsforhold. Disse innslagene skal være en naturlig og nyttig del av arbeidet og i hovedsak brukes i forbindelse med arbeidet, for eksempel arbeidslunsjer. Ellers gjelder:

  • Invitasjoner til middager og arrangementer skal kun gis / tas imot hvis det dreier seg om en vanlig middag eller hvis arrangementet er av moderat natur.
  • Vi skal unngå å invitere/bli invitert av samme person flere ganger over kortere tid.
  • I forbindelse med virksomheten skal vi unngå middager og arrangementer, bortsett fra vanlige arbeidsmåltider.
  • Ved invitasjoner til ansatte innen offentlig sektor skal man være ekstra påpasselig.

 

 Reiser, studiebesøk, kurs, konferanser og salgsfremmende arrangementer

Reiser, studiebesøk, kurs, konferanser og salgsfremmende arrangementer er tillatt hvis de utgjør en naturlig og nyttig del av arbeidet. En grunnleggende forutsetning er at innholdet er seriøst og at det finnes et fast program, som fremgår av invitasjonen. Det skal være begrenset tid til fritid og forlystelser. For invitasjoner gjelder spesielt:

  • Invitasjoner skal aldri sendes til personer med myndighet innen offentlig sektor. Ved invitasjoner til andre ansatte innen offentlig sektor skal man være ekstra påpasselig.

 

Informasjon og kurs

Alle medarbeidere hos Rototilt og konsernets øvrige bedrifter skal informeres om disse retningslinjene. Gjentakende opplæring skal gis til personer i stillinger der bedriftens medarbeidere er utsatt for særlig stor risiko, for eksempel innkjøp, distribusjon og marked, samt for personer som arbeider i land hvor det er høy risiko.

 

Kontroll, vurdering og gjennomgang

Alle medarbeidere skal følge disse retningslinjene. Alle ledere i Rototilt og Rototilts bedrifter i konsernet har ansvar for at medarbeiderne får grundig informasjon om disse retningslinjene. Rototilts ledelse vil årlig kontrollere at retningslinjene blir fulgt. Innholdet i disse retningslinjene revideres regelmessig for å sikre at reglene er formålstjenlige når virksomheten utvikles eller andre omstendigheter endres.

 

Rapportering av korrupsjonshendelser

Medarbeidere i konsernet skal fritt kunne ta opp spørsmål og rapportere brudd på retningslinjene uten å risikere represalier. Det skal rapporteres til HR-sjef.