Polityka antykorupcyjna

Cel

Celem niniejszej polityki antykorupcyjnej jest określenie zasad, które obowiązują w naszej Grupie w celu przeciwdziałania korupcji we wszystkich działaniach w sferze wpływów Grupy. Wszyscy pracownicy Rototilt i jej podmiotów stowarzyszonych w ramach Grupy muszą przestrzegać zasad zawartych w niniejszej polityce. Treść niniejszej polityki odzwierciedla obowiązujące przepisy szwedzkiego prawa. Przedstawione zasady będą miały zastosowanie również w innych krajach, choć musi istnieć możliwość dostosowania ich do warunków panujących w danym kraju. Zasady zawarte w niniejszym dokumencie nie mają oczywiście zastosowania w przypadku, gdy zastępuje je prawo obowiązujące w danym kraju.

Kluczowe zasady

• Rototilt musi przestrzegać wszystkich przepisów prawa obowiązujących w poszczególnych krajach, w których działa Rototilt.
• Działalność gospodarcza musi charakteryzować się wysokim stopniem uczciwości i etyki.
• Rototilt nie dopuszcza oferowania, żądania lub przyjmowania jakichkolwiek łapówek, niezależnie od ich postaci, sposobu czy celu.
• Rototilt nie dopuszcza tzw. drobnych gratyfikacji, których celem jest przyspieszenie wykonania rutynowych czynności przez urzędników państwowych lub innych. 

Zarządzanie ryzykiem

Należy przeprowadzać analizy ryzyka, aby ocenić ryzyko korupcji w sytuacji, gdy Rototilt i jego podmioty stowarzyszone prowadzą działalność w określonych krajach lub mają do czynienia z określonymi kontrahentami. Wszyscy partnerzy biznesowi podlegają kontroli z zachowaniem „należytej staranności”. Zakres tej kontroli musi być uzasadniony w odniesieniu do ryzyka zidentyfikowanego w wyniku dokładnej analizy informacji oraz wyników przeprowadzonej analizy ryzyka.

Korzyści i upominki

W Rototilt obowiązuje całkowity zakaz przekazywania lub przyjmowania korzyści stanowiących łapówki i/lub tajne prowizje. Każdy pracownik jest zobowiązany do uwzględnienia tego zakazu w swoich kontaktach z klientami, dostawcami lub w podobnych kontaktach biznesowych. Ograniczona gościnność w rozsądnym zakresie w trakcie pełnienia funkcji jest jednak ogólnie uznawana za dopuszczalną część tworzenia relacji biznesowych. W odniesieniu do korzyści i upominków obowiązują następujące zasady:

• Nie wolno udzielać ani przyjmować korzyści, których celem jest wpływanie na zachowanie lub decyzje odbiorcy, lub co do których istnieje takie podejrzenie.
• Wszelkie udzielane lub otrzymywane korzyści muszą być, obiektywnie rzecz biorąc, umiarkowane i przejrzyste, a także stanowić naturalną i pożyteczną część wykonywanych obowiązków służbowych.
• Korzyści nie można nigdy udzielać ani otrzymywać, jeśli są one związane z warunkami dotyczącymi określonego sposobu postępowania odbiorcy.
• Należy unikać i/lub starannie rozważać kontakty służbowe z osobami, z którymi pracownik utrzymuje przyjazne stosunki osobiste.
• Upominków nie wolno nigdy wręczać urzędnikom zatrudnionym przez władze publiczne. W przypadku upominków dla innych pracowników sektora publicznego należy zachować dużą powściągliwość.

Posiłki i imprezy rozrywkowe

Celem organizowania posiłków i imprez rozrywkowych musi być tworzenie i utrzymywanie dobrych relacji biznesowych. Elementy te muszą być naturalną i pożyteczną częścią pełnionej funkcji i być wykorzystywane przede wszystkim do celów służbowych, np. lunche w pracy. Ponadto obowiązują następujące zasady:

• Zaproszenia na kolacje i imprezy rozrywkowe można składać/przyjmować tylko wtedy, gdy dotyczą zwykłej kolacji i/lub gdy impreza ma umiarkowany charakter.
• Należy unikać wielokrotnych zaproszeń kierowanych od/do tej samej osoby w krótkich odstępach czasu.
• Przy okazji negocjacji biznesowych należy unikać organizowania kolacji i imprez rozrywkowych jako dodatku do zwykłych posiłków w pracy.
• W przypadku zaproszeń kierowanych do pracowników sektora publicznego należy zachować daleko idącą powściągliwość.

Podróże, wizyty studyjne, szkolenia, konferencje i imprezy promocyjne

Podróże, wizyty studyjne, szkolenia, konferencje i imprezy promocyjne są dozwolone, jeśli stanowią naturalną i pożyteczną część wykonywania obowiązków służbowych. Zasadniczym warunkiem wstępnym jest to, że treści muszą mieć poważny charakter i że ich program jest z góry określony w zaproszeniu. Możliwość zabawy i wypoczynku musi być ograniczona. Szczególnie w przypadku zaproszeń obowiązują następujące zasady:

• Zaproszeń nie wolno nigdy wysyłać urzędnikom zatrudnionym przez władze publiczne. W przypadku zaproszeń kierowanych do pracowników sektora publicznego należy zachować daleko idącą powściągliwość. 

Informacje i szkolenia

Wszyscy pracownicy Rototilt i jej podmiotów stowarzyszonych w ramach Grupy muszą zostać poinformowani o niniejszej polityce. Należy zapewnić regularne szkolenia dla osób pełniących funkcje, które związane są ze szczególnym ryzykiem dla pracowników firmy, np. w działach zakupów, dystrybucji i marketingu, a także dla osób pracujących w krajach wysokiego ryzyka.

Monitorowanie, ocena i przegląd

Do przestrzegania niniejszej polityki zobowiązani są wszyscy pracownicy. Każdy kierownik w firmie Rototilt i jej podmiotach stowarzyszonych jest odpowiedzialny za zapewnienie, że wszyscy pracownicy otrzymają pełną informację na temat niniejszej polityki. Zgodność z niniejszą polityką musi podlegać corocznej ocenie przez kierownictwo Rototilt. Treść niniejszej polityki musi być poddawana regularnym przeglądom, aby zapewnić, że w miarę rozwoju firmy lub zmiany innych okoliczności zasady te będą nadal stosowne.

Zgłaszanie przypadków korupcji

Pracownicy Grupy muszą mieć swobodę zgłaszania wątpliwości i naruszeń polityki bez ponoszenia ryzyka represji. Raporty należy składać do kierownika działu HR.